お問い合わせに対応する２つの方法
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お問い合わせに対応する２つの方法
お客様からのお問い合わせに対応するには、以下の２つの方法があり、それぞれメリット、デメリットがあります。
方法１ お知らせのメールに返信して対応する方法
管理者に送信されたお知らせのメールに返信して対応する方法です。管理者に送信されたお知らせメールは、送信者のアドレスが、お客様が入力されたメールアドレスにセットされているので、そのまま返信して対応できます。
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メリット
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・外出先で、スマホなどから素早く対応できる。
・ホームページツールを起動しなくても対応できる。
・管理者に届くメールのメールアドレスがお客様のものにセットされているので、すぐに返信でき、アドレス帳にも登録しやすい。
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デメリット
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・お客様に届く返信メールで、送信者のアドレスが、ホームページの公開メールアドレスではなく、管理者の個人的なメールアドレスになる。
・対応の状況が管理できない為、２重対応してしまう心配がある。
→複数の担当者で対応しにくい。
→自分でも、どれが未対応なのかわからなくなる。
・他のメールに埋もれてしまい、未対応なのに見逃してしまう。
・メールのタイトルに付く「（転送）」という文言が気になるかもしれない（気になる場合、いちいち削除しないといけない）。
・誰がどういう返信をしたのか管理できない。
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方法２ ホームページツールの「問合せ対応」で対応する方法
ホームページツールに用意された「問合せ対応」の機能を使って対応する方法です。
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メリット
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・対応の状況がホームページツールによって管理できる。
→複数の担当者で対応可能（２重対応の心配がない）。
・メールの送信者のアドレスが、ホームページのメールアドレスになる。
・未対応のお問い合わせがすぐわかる。
・お問い合わせの内容や、対応状況がホームページツール、つまりExcelに一覧で表示されるので、そのまま利用、or 管理資料などに二次加工しやすい。
・お客様に届く返信メールで、送信者のアドレスが、ホームページの公開メールアドレスになる。
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デメリット
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・ホームページツールを起動しないと対応できない。
・スマホから素早く対応できない。
・メールを使わないので、アドレス帳に登録しにくい。
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2.
お客様に届く、返信メールの送信元メールアドレスの注意
上記の表でわかりにくいのが、返信メールの送信元メールアドレスが、どうなるか？という点です。これを表にすると以下のようになります。
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方法
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返信メールの送信元アドレスは？
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方法１ メールで対応
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メールを返信した管理者の個人メールアドレス
例：ogata@gmail.com
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方法２ ホームページツールで対応
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ホームページの公開メールアドレス
例：homepage1@www04.homepage.work
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