メルマガを作成して送信するには？

1. ホームページツールを起動

ホームページツールを起動すると、以下のような画面が表示されます。

2. 「メルマガ送信」の画面

画面の上部に並んでいるボタンから、「メルマガ送信」のボタンをクリックします。

以下のように「メルマガ送信」の画面が表示されます。

3. HTML形式のメルマガと、テキスト形式のメルマガについて

メルマガの形式には、HTML形式と、テキスト形式の2種類があり、以下のような違いがあります。

HTML形式のメルマガの例

HTML形式のメルマガでは、以下の例のように、色を変えたり、下線を引いたり、画像をメルマガ内に添付することができます。Wordの機能をフルに活用できます。

テキスト形式のメルマガの例

テキスト形式のメルマガでは、以下の例のように、単純なテキストの文字列だけで構成されたメルマガになります。HTML形式のように、色を変えたり、下線を引いたり、画像をメルマガ内に添付することはできません。

4. HTML形式と、テキスト形式の比較

HTML形式のメルマガと、テキスト形式のメルマガを比較すると以下の表のとおりとなります。今まで説明してきたことに加えて送信予約の可否があります。

5. 送信予約について

前項の「送信予約」の項目にある通り、テキスト形式のメルマガのみ、送信予約が可能です。「メルマガ送信」の画面にある「送信予約ON/OFF　テキストメールのみ」のボタンをクリックします。

最初に画面を開いた時は、送信予約はOFFになっていますが、これをONにすると、以下のように、メルマガ送信を予約する日時を入力することができます。また、同時に「HTMLメールOFF」になり、テキスト形式のメルマガとなります。

夜に送信予約のボタンをクリックすると、日時が自動的に次の朝8時に設定され、うっかり真夜中にメルマガを送ってしまい、顰蹙を買うことのないようにしています。また朝８時くらいだと通勤の電車の中でメルマガを読む可能性が高いという理由もあります。

昼間に送信予約のボタンをクリックすると、約２時間後の時間に設定されます。1時間以内の時間の予約はできないので、その場合は、即時送信をしてください。

ただし、メルマガを多くの方に送ると、一人一人順番に送られる為、8時ピッタリに到着するということではないし、送信開始もシステム的に10分くらい遅れることがあります。

6. 日付チェック無視について

送信予約の右に「日付チェック無視」というチェックボックスがありますが、これをチェックすると、過去の日時ではないか？とか、日付として正しいか？等のチェックがスキップされます。メルマガの送信予約ができるか、わざと過去の日時を入力することで、即座に実行できます。

ただし、登録している購読者全員に送信されてしまう為、一括削除でお客様をいったん全員削除してから実行するなど、注意が必要です。

7. メルマガの件名（タイトル）を入力

メルマガの件名（タイトル）を入力します。これはお客様に届くメールのタイトル（題名）となるので、お客様が開封したいと思うような件名をつける必要があります。

また、お客様には毎日たくさんのメールが届いているので、その中で目立ちやすいように、先頭に「【ホームページツール通信】」のような、決まったパターンの文言をつけるのも良い方法です。

8. HTML形式の本文の入力（Word側）

HTML形式の場合の本文の入力は、「HTMLメールON/OFF」のボタンをクリックして、「HTMLメールON」に設定して、本文のセルをマウスでクリックします。

なお「HTMLメールON」に設定すると、送信予約は自動的にOFFになります。

「新規作成」のボタンをクリックすると、本文がクリアされます。

以下のようにWordが起動して、メルマガの本文を入力する画面が表示されます。

9. テキスト形式の本文の入力

テキスト形式の場合の本文の入力は、「HTMLメールON/OFF」のボタンをクリックして、「HTMLメールOFF」に設定して、本文のセルをマウスでクリックします。

「新規作成」のボタンをクリックすると、本文がクリアされます。

以下のように本文を入力できる画面が開くので、ここにメルマガの本文を入力します。

入力が終わったら、「保存して閉じる」のボタンをクリックします。

10. メルマガを送信する（即時送信）

メルマガの件名と本文の入力が終わったら、「メルマガ送信」のボタンをクリックします。

以下のように確認のダイアログボックスが表示されます。送信予約がされていない場合は、「即時送信」と表示されます。良ければ「はい」をクリックします。この場合は、すぐに送信が開始されます。

送信が完了したら以下のように表示されます。

なお、メルマガは、管理者宛には送信されないので、送信されたメルマガを自分でも確認したい場合は、購読者として自分のアドレスを登録しておいてください。

11. メルマガを送信する（送信予約）

テキスト形式のメルマガで、送信予約がされている場合は、以下のように確認のダイアログボックスに「送信予約」と表示されます。良ければ「はい」をクリックします。

送信の予約が完了すると、以下のように表示されます。この場合は、予約した時間になれば送信が開始されます。

以下のように、送信予約の確認のメールが、管理者宛に送られてきます。

もし、送信予約をキャンセルしたい場合は、このメールをそのまま変更せずに返信してください。