1.
お問い合わせに対応する2つの方法
お客様からのお問い合わせに対応するには、以下の2つの方法があり、それぞれメリット、デメリットがあります。
方法1 お知らせのメールに返信して対応する方法
管理者に送信されたお知らせのメールに返信して対応する方法です。管理者に送信されたお知らせメールは、送信者のアドレスが、お客様が入力されたメールアドレスにセットされているので、そのまま返信して対応できます。
メリット |
・外出先で、スマホなどから素早く対応できる。 ・ホームページツールを起動しなくても対応できる。 ・管理者に届くメールのメールアドレスがお客様のものにセットされているので、すぐに返信でき、アドレス帳にも登録しやすい。 |
デメリット |
・お客様に届く返信メールで、送信者のアドレスが、ホームページの公開メールアドレスではなく、管理者の個人的なメールアドレスになる。 ・対応の状況が管理できない為、2重対応してしまう心配がある。 →複数の担当者で対応しにくい。 →自分でも、どれが未対応なのかわからなくなる。 ・他のメールに埋もれてしまい、未対応なのに見逃してしまう。 ・メールのタイトルに付く「(転送)」という文言が気になるかもしれない(気になる場合、いちいち削除しないといけない)。 ・誰がどういう返信をしたのか管理できない。 |
方法2 ホームページツールの「問合せ対応」で対応する方法
ホームページツールに用意された「問合せ対応」の機能を使って対応する方法です。
メリット |
・対応の状況がホームページツールによって管理できる。 →複数の担当者で対応可能(2重対応の心配がない)。 ・メールの送信者のアドレスが、ホームページのメールアドレスになる。 ・未対応のお問い合わせがすぐわかる。 ・お問い合わせの内容や、対応状況がホームページツール、つまりExcelに一覧で表示されるので、そのまま利用、or 管理資料などに二次加工しやすい。 ・お客様に届く返信メールで、送信者のアドレスが、ホームページの公開メールアドレスになる。 |
デメリット |
・ホームページツールを起動しないと対応できない。 ・スマホから素早く対応できない。 ・メールを使わないので、アドレス帳に登録しにくい。 |
2.
お客様に届く、返信メールの送信元メールアドレスの注意
上記の表でわかりにくいのが、返信メールの送信元メールアドレスが、どうなるか?という点です。これを表にすると以下のようになります。
方法 |
返信メールの送信元アドレスは? |
方法1 メールで対応 |
メールを返信した管理者の個人メールアドレス 例:ogata@gmail.com |
方法2 ホームページツールで対応 |
ホームページの公開メールアドレス 例:homepage1@www04.homepage.work |